La gran mayoría de empresas funcionan por medio de una persona moral, tradicionalmente constituida como una sociedad mercantil, lo cual conlleva muchos beneficios pero también algunas obligaciones, de las cuales la celebración de asambleas es mayormente ignorada por los socios que la conforman.
Es importante señalar que existe la obligación de celebrar por lo menos una asamblea ordinaria al año, la cual deberá de realizarse dentro de los cuatros meses siguientes a la clausura del ejercicio social, generalmente es el 31 de diciembre de cada año, en la cual, por lo menos deberán de tratarse los siguientes puntos:
Discutir, aprobar o modificar el informe de los administradores a que se refiere el enunciado general del artículo 172, tomando en cuenta el informe de los comisarios, y tomar las medidas que juzgue oportunas;
En su caso, nombrar al administrador o Consejo de Administración y los comisarios;
Determinar los emolumentos correspondientes a los administradores y comisarios, cuando no hayan sido fijados en los estatutos
Los puntos 2 y 3 son opcionales, sin embargo el informe de los administradores es la base de la importancia de esta asamblea, ya que permite a los socios conocer la operación que ha tenido la persona moral y su estado fiscal contable, haciendo indispensable su aprobación a efectos de poder cumplir con las obligaciones de la empresa.
Es recomendable que si se requieren ajustes adicionales dentro de la sociedad se emita una convocatoria para asamblea ordinaria y extraordinaria a efectos de poder aprovechar que se reúnen los socios para realizar las propuestas y modificaciones que se requieran, sin embargo esto último también es opcional, siendo necesario y obligatorio únicamente la celebración de la asamblea ordinaria para cumplir con la normatividad aplicable.
En la práctica nos encontramos con sociedades que no han celebrado sus asambleas prácticamente desde su constitución, en muchos casos ya con cambio dentro de la estructura de socios o modificaciones al objeto social en la práctica; estas empresas requieren un procedimiento de regularización, en donde se celebrarán las asambleas que se requieran a fin de tener en orden y actualizado el libro de actas y los registros correspondientes.
No debemos de olvidar que las personas morales deben de contar con los libros corporativos que obliga la ley, entre ellos resaltamos los siguientes:
Libro de registro de acciones.
Libro de variaciones de capital.
Libro de sesiones de consejo de Administración.
Libro de actas de asamblea.
Y como cualquier obligación existe una consecuencia en caso de no cumplirla, por lo que es recomendable tener nuestra empresa en orden y correcta operación para evitar pérdidas por multas de la autoridad.
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