¿Tu empresa está al día? La importancia de la Asamblea Ordinaria Anual

Como cada año todas las personas morales mercantiles deben de celebrar su asamblea ordinaria anual, sin embargo, se estima que el 60% de las PyMEs en México no cumplen con esta obligación ya que la consideran un simple trámite.

La realidad es que esta asamblea es la oportunidad de revisar y validar junto a los socios las operaciones realizadas durante el ciclo anual anterior, lo que garantiza la rendición de cuentas, transparencia en la operación y verificación del cumplimiento de obligaciones.

Lo anterior además de que la Ley General de Sociedades Mercantiles establece la obligatoriedad de reunirse dentro de los primeros cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio social, lo cual sucede habitualmente durante el mes de Marzo, ya que la aprobación de los estados financieros permite realizar la declaración anual correspondiente.

Si vas a celebrar tu asamblea anual ordinaria estos son los puntos básicos que debes de considerar:

I.- Discutir, aprobar o modificar el informe de los administradores a que se refiere el enunciado general del artículo 172 de la Ley General de Sociedades Mercantiles, tomando en cuenta el informe de los comisarios, y tomar las medidas que juzgue oportunas.

Este es el momento de rendir cuentas por parte de la administración de la empresa a los socios, información que debe ser cotejada con el informe del comisario de la sociedad para confirmar que es fiable lo presentado.

Si la empresa obtuvo utilidades es importante determinar el monto de la Participación de los Trabajadores en las Utilidades para que se reserve para su pago, además de determinar si existirá un reparto de dividendos para los socios.

Es importante que los acuerdos tomados por los socios queden documentados en la asamblea, ya que es el instrumento y momento idóneo para la toma y formalización de estos acuerdos.

II.- En su caso, nombrar al Administrador o Consejo de Administración y a los Comisarios;

Derivado de los resultados obtenidos y reportados en el punto anterior, los socios pueden ratificar a los administradores y/o comisarios de la sociedad o, en su caso, nombrar un nuevo órgano para administrar la sociedad.

III.- Determinar los emolumentos.

Cada sociedad es libre de determinar si gratifica o no a sus administradores y/o comisarios, normalmente este punto se determina en función de los resultados obtenidos durante el ejercicio.

Puedes aprovechar la reunión de los socios para revisar:

Si el comisario de la sociedad cumple con los requisitos para serlo y está cumpliendo sus obligaciones.

Si el cuadro accionario que aparece en los registros de la sociedad coincide con los socios actuales.

Si los socios están al día en sus obligaciones fiscales.

Actualizar el expediente de los socios.

No celebrar tu asamblea anual puede acarrear consecuencias negativas para tu empresa, como lo son:

Sanciones económicas: El no cumplir con obligaciones puede reflejarse en multas por parte de las autoridades fiscales, ya que las actas se consideran parte de la contabilidad de la empresa.

Responsabilidad de los Administradores: Ya que el administrador único o el consejo de administración son las personas legalmente obligadas para convocar cada año a la asamblea, les corresponden sanciones por su incumplimiento.

Negación de servicios financieros: Las instituciones bancarias pueden negar el acceso a créditos por no estar al día en los libros corporativos de las personas morales.

Conflicto entre socios: La asamblea es el momento ideal de rendición de cuentas y celebración de acuerdos entre los socios para dirigir estratégicamente a la sociedad, al no existir este momento se crea incertidumbre entre las partes para la toma de decisiones y, quizás lo mas importante, para el reparto de los beneficios obtenidos por la empresa.

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